回っていますか？PDCA

突然ですが、皆さんの職場では、PDCAが回っていますか？
PDCAは、Plan-Do-Check-Actionのサイクルを繰り返していきますが、同じPDCAでも、「Please-Don’t-Change-Anything」のサイクルが回っていませんか？

仕事柄、色々な業種・業態のお客様とお会いし、お悩みをお伺いしますが、その際にしばしば「うちの職場はPDCAが回っていなくて…。」という言葉を耳にします。
もし、皆様の職場で回っていないならば、以下のような現象が発生しているかもしれません。

【現象1】目標・ゴールの見える化不足

1. 職場で共有している計画がない。
2. 部下に仕事を依頼したら、意図とは異なるアウトプットが出てきた。

計画を手帳やサイボウズで個別管理するのみでは、目標や納期、プロセスを、個々人の頭の中で都合よく解釈してしまいがちです。
特に明確な納期が設定できない、企画的な業務こそ関係者全員で計画を作成し、共有して関係者全員で今やろうとしていることの背景・目的を擦り合わせ、いつまでに何をするかイメージを擦り合わせ、決定することが重要です。

【現象2】計画の更新・管理不足

1. 計画が更新されないまま放置されていて、現在の進捗が分からない。
2. 関係者の更新の内容や頻度にばらつきがある。

アナログ、WEBという共有方法に関わらず、タイムリーな更新が出来ていないケースがしばしば見受けられます。
こうした事態を防止するには、予め計画更新サイクルや更新されているかどうか確認する担当者を決めることが重要です。
特に更新頻度のばらつきは要注意です。放置しておくと、きちんと更新している人の意欲を下げ、そのうち誰も更新しなくなった、ということになりかりません。
計画をWEBで共有している職場も多いとは思いますが、週1度でも、全員揃ってFace to faceで確認・共有すると、より共通認識が図られます。

【現象3】コミュニケーション不足

1. 部下から上司へ問題が上がってこない。
2. 計画上は予定通りに進捗しているはずが、実際は遅延による大火事が発生していた。

早い段階で担当者から「実は、遅れています。」「ここ、不安です。」の報告が上がらず、問題発見が遅れ、発覚時にはリカバリー困難で、納期遅れとなった事例をよく見てきました。

このような職場では、遅延や問題と言った悪い情報を言いづらい職場の雰囲気が、生産性に負の影響を与えています。
計画共有の場では、負の情報を気軽に言える風通しの良さが必要です。
過去には、ミーティングの場にお茶やお菓子を持ち込んだり、アイスブレイクを取り入れたりして、部下が悪い情報を言い出しやすい雰囲気作りに努めていた管理者の方もいました。
管理者の方は計画をもとに、部下が躓きそうなポイントを見つけて、先回りしてつつくと共に、悪い情報を部下が言い出しやすくするような雰囲気作りに努めてみるとよいと思います。
是非PDCAサイクルの肝となる、計画作成と共有の方法・コミュニケーションスタイルを点検してみてはいかがでしょうか。

その際にぜひ以下の書籍も参考にしてみてください。
「ざっくりPDCA」　HRインスティテュート著

もし、どこから手を付けて良いのか、お悩みでしたらお気軽にご相談頂ければと思います。